Bruggink & Van der Velden Advocaten Belastingadviseurs B.V. (BvdV) is een kantoor in Utrecht. Het is 10 jaar geleden opgericht door Harm Bruggink en Sjoerd van der Velden. Er werken 27 mensen waarvan er twee secretaresse zijn en twee anderszins ondersteunende functies vervullen. Van de 23 anderen is ongeveer de helft advocaat en de andere helft advocaat belastingadviseur. Een aantal van hen is advocaat-stagiair of advocaat medewerker.
Deze beschrijving is gebaseerd op een interview met Sjoerd van der Velden, advocaat, Maartje Mathijsen-Molenkamp, advocaat belastingadviseur en Jolien Weijers, advocaat en op diverse publicaties in kranten en tijdschriften.

 

Inspiratie en aanleiding

De inspiratiebron voor BvdV om een kantoor op een ander managementconcept te baseren, was de managementfilosofie van Ricardo Semler. In het kort komt die er op neer dat je je werknemers als volwassenen moet behandelen en ze hun verstand laten gebruiken. Controle is een illusie, daarentegen dient men als kernwaarden te hanteren: vertrouwen, democratie en participatie, transparantie en vrijheid.
Een aanleiding om het anders te gaan doen was dat het traditionele business model van advocatenkantoren onder druk kwam te staan door toenemende concurrentie en nadelige gevolgen van de gebruikelijke partnerstructuur, die hiërarchisch is en beperkte groeimogelijkheden biedt. Er moet ondernemend gewerkt worden en de kosten moeten zo laag mogelijk worden gehouden. Daar komt bij dat de piramidestructuur van de meeste advocatenkantoren en de lange weg naar het partnerschap de advocaten demotiveert; vele goede advocaten haken voortijdig af. Talent vertrekt om een eigen kantoor te starten.
De oprichters waren en zijn ervan overtuigd dat medewerkers zich volledig en naar hun beste kunnen zullen inzetten voor de zaak als je ze vertrouwen en zeggenschap geeft en als er sprake is van democratie en transparantie. Transparantie moet er ook zijn op financieel gebied, dus ook in de salarissen, management fees en dividenden. Eigen belang loopt dan namelijk parallel aan kantoorbelang.

De sociale innovatie

De onderneming is sociaal innovatief in haar strategie, structuur, werkwijze en in de arbeidsrelatie.

Strategie

Bij BvdV werkt men vanuit de waarden: vertrouwen, vrijheid en transparantie. De advocaten werken als zelfstandig ondernemer; zij onderhouden zelf het contact met hun cliënten/debiteuren. Ze werken bij voorkeur met vaste prijzen en zo goed, zo transparant en zo goedkoop mogelijk voor de klant. Anders dan bij de meeste andere kantoren waar vooral naar maximering van de omzet wordt gestreefd, wordt hier ook gestuurd op beperking van de kosten. Er is weinig ondersteunend personeel, geen receptie en de advocaten krijgen geen leaseauto of telefoon van de zaak. Maar er wordt niet bezuinigd op kennisdeling, kennisontwikkeling en kwaliteit. Door het salarissysteem en de besluitvorming (zie hieronder) hebben medewerkers zelf belang bij het laag houden van de kosten.
Men beschouwt ‘goodwill’ als behorend bij een persoon en niet bij het bedrijf, zoals elders het geval is. Daarom wordt bij toetreding als aandeelhouder geen goodwill betaald, en wordt evenmin afgerekend bij vertrek. Er is geen lange termijnplan voor het bedrijf, maar ze hebben afgesproken niet groter te worden dan vijftig mensen.

Structuur

De oprichters, Bruggink en Van der Velden waren aanvankelijk de enige aandeelhouders. Inmiddels zijn er meerdere collega’s aandeelhouder geworden. Er is afgesproken dat het aandeelhouderschap maximaal 13 jaar mag duren. Daarna kan de advocaat c.q. ex-aandeelhouder meewerken als adviseur dan wel ‘of councel’ aan kantoor verbonden blijven. Alle medewerkers kunnen zich kandideren voor het aandeelhouderschap. Het voltallige personeel beslist daarover, mede op grond van objectieve criteria als ‘de kandidaat haalt voldoende opdrachten binnen om zichzelf en anderen aan het werk te houden’, maar ook op ‘sociale’ criteria. Aandeelhouders – er zijn er nu 4 – zijn financieel bevoorrecht, zij delen de overwinst. Maar zij hebben geen grotere stem in de besluiten over strategie en bedrijfsvoering, etc., dan andere kantoorgenoten.
Er zijn geen secties, de mensen die werken in een bepaald gebied of met een bepaald specialisme, overleggen met elkaar en ieder zoekt voor een zaak de bijpassende collega’s om mee te werken of te sparren. De besluitvorming over strategische en niet strategische kwesties gebeurt door het voltallig personeel. Eens per half jaar is er ‘filosofie-overleg’, dat is overleg over belangrijke zaken die de filosofie van de bedrijfsvoering raken, zoals de duur van het aandeelhouderschap. Er wordt niet bij meerderheid besloten, maar naar consensus gestreefd. Als een minderheid grondige bezwaren heeft tegen een bepaalde beslissing wordt er over doorgepraat en wordt naar oplossingen voor de bezwaren gezocht.

Werkwijze

De professionals werken als zelfstandig ondernemer; velen halen zelf hun eigen opdrachten binnen, maar kunnen die ook aan anderen overdragen c.q. zaken van collega’s overnemen. Er zijn geen procedures voor kwaliteitscontrole, de advocaat of adviseur beslist zelf of hij/zij de zaak aan een collega voorlegt. Advocaat-stagiaires krijgen een patroon (verg. mentor) en werken aan een zaak onder verantwoordelijkheid van die patroon of een andere ervaren advocaat.
De medewerkers schrijven uren op een zaak van een klant. Vakantiedagen worden niet bijgehouden, men schrijft dan gewoon geen uren. Ondersteunende taken zoals administratie, telefoon aannemen, verslag tikken, kopiëren, opruimen, afwasmachine inruimen, lampje indraaien….. doet ieder als het op zijn of haar weg komt of als hij of zij daar goed in is.
Iedereen werkt maximaal vier dagen en aan de omzet boven het ‘break even point’ (BEP) is een maximum gesteld. Zo wordt voorkomen dat mensen te veel en te lang werken. De vijfde dag is te besteden naar eigen keuze, voor gezinstaken, sport, kennisontwikkeling enz. Mensen krijgen de ruimte om zich te ontwikkelen ter voorbereiding van een andere levensfase (bijv. of counsel na afloop van een tijdelijk aandeelhouderschap) of een carrière-switch.
Structureel thuiswerken wordt niet aangemoedigd; ‘we vinden het belangrijk dat er mensen in huis zijn.’ zegt Van der Velden. Er wordt veel belang gehecht aan kennis uitwisselen, sparren en informeel contact.

De arbeidsrelatie

De rekrutering van nieuw personeel gebeurt ook door de advocaten zelf. Voor de aanstelling wordt een kandidaat uitgenodigd voor een borrel met het voltallige personeel; het kan dan ook blijken dat deze kandidaat niet bij het bedrijf past. Dan gaat de aanstelling niet door.
Iedere medewerker die voor klanten werkt, stelt zijn of haar uurtarief zelf vast. Er is een bijzonderebeloningsstructuur voor de advocaten. Het uitgangspunt is dat elke medewerker een basissalaris krijgt ter hoogte van 64% van een jaarsalaris bij een vergelijkbaar kantoor. De totale kantoorkosten worden afgezet tegen een gemiddeld uurtarief. Vervolgens is duidelijk hoeveel omzet en uren iedereen moet draaien om het kantoor break-even (BEP) te laten draaien. De helft van de uren (omzet) die een advocaat maakt boven het BEP mag hij of zij houden. Maar er geldt een maximum aan uren: 1120 uren (4 dagen x 47 weken x 6 uur). Er zijn afspraken gemaakt voor wat er met het salaris moet gebeuren bij ziekte of zwangerschap. Kort gezegd komt het er op neer dat die persoon van het verlies aan verdiencapaciteit wegens ziekte of zwangerschap geen financieel nadeel ondervindt.
Als ze bij BvdV nieuwe regelingen willen afspreken, blijkt dat hun bijzondere arbeidsrelatie soms niet helemaal in het arbeidsrecht past. Een voorbeeld: de groep zou kunnen bepalen dat alle basissalarissen worden verlaagd, maar een individuele medewerker die het daar niet mee eens is zou zich dan op het arbeidsrecht kunnen beroepen (dat een eenzijdige wijziging van arbeidsvoorwaarden in beginsel in de weg staat) en bezwaar maken. Hier botst (kort gezegd) de democratie en het ondernemerschap met het arbeidsrecht.
De aandeelhouders draaien volledig mee; zij krijgen een management-fee (in plaats van salaris), 50% van de omzet boven het BEP en dividend (bestaande uit het totaal van de 50% van de omzet boven het BEP die de advocaten niet mogen behouden). Het salaris van ondersteunend personeel wordt in overleg vastgesteld.
Iedereen heeft tenminste jaarlijks een functionerings- en beoordelingsgesprek met een van de aandeelhouders. De beoordeling is wederkerig. De betrokkene schrijft zijn of haar eigen verslag..
Na drie jaar met een patroon gewerkt te hebben, is iemand Advocaat-stagiair af en dus zelfstandig Advocaat.

Aanpak

Bruggink en Van der Velden zijn, toen ze met dit kantoor begonnen, vanuit de Semler managementfilosofie gaan werken. Nieuwe medewerkers zijn er dus mede op geselecteerd dat ze deze manier van werken waarderen, dat ze het ondernemerschap aankunnen en dat ze bereid zijn om kennis te delen en ‘alles in de groep te gooien’. Allen zijn meegegroeid en hebben mee vorm gegeven aan hoe het bedrijf nu werkt en er uitziet.
Zou je een overgang naar dit model willen doen vanuit een bestaand traditioneel advocatenkantoor, dan verwacht Van der Velden meer en ook ‘technische’ problemen. Daar zitten immers vaak advocaten in met grote investeringen; die hebben bijvoorbeeld ‘goodwill’ betaald.

Resultaten

De kosten van het kantoor zijn relatief laag. Het break-even point wordt in betrekkelijk weinig declarabele uren gehaald, circa 3,2 uren per dag. Volgens Van der Velden verdienen alle medewerkers mede hierdoor een goed salaris en Jolien Weijers en Maartje Mathijsen bevestigen dat.
Volgens de gesprekspartners zijn ze bij BvdV ondernemender dan bij andere kantoren. Ze zijn innovatiever en komen makkelijker tot nieuwe diensten, (desgewenst) simpeler contracten en transparante interacties met klanten. Weijers en Mathijsen spreken van ‘een vriendelijke arbeidsovereenkomst’. En ze zijn het er over eens dat ze nog steeds van elkaar leren.
Het kantoor is in 2014 tot een van de ‘Slimste bedrijven’ in Nederland uitgeroepen in de jaarlijkse wedstrijd van de MKB Krachtcentrale.

Tips

Als tips voor andere bedrijven noemen ze:
‘Je moet je problemen in de groep gooien’ en ‘vertrouwen op de collectieve intelligentie’. En je moet ‘op eigen kracht vertrouwen, niet bouwen op externe hulp’.

Sjoerd van der Velden - advocaat
Sjoerd van der Velden
Volg Sjoerd van der Velden: