Arbeidsrecht

Je wil de e-mailbox controleren van jouw werknemer die ziek of op vakantie is. Of misschien heb je het idee dat jouw werknemer overmatig veel privé-e-mails verzendt onder werktijd. Mag jij in zo’n geval de e-mails van jouw werknemers lezen? In dit artikel geven we jou de belangrijkste informatie en een 5 stappen checklist.

Recht op privacy van de werknemer

Werknemers hebben recht op privacy op de werkvloer. Ook al worden e-mails verstuurd vanaf het werk en onder werktijd, valt dat toch onder de bescherming van het recht op privacy. Je kunt als werkgever privégebruik van e-mail onder werktijd in principe ook niet volledig verbieden.

Verwerken persoonsgegevens van de werknemer

Bij het controleren van de e-mailbox van werknemers, verwerk je als werkgever persoonsgegevens. Dan moet je voldoen aan de vereisten rondom het verwerken van persoonsgegevens, zoals rechtmatigheid, transparantie, doelbinding, dataminimalisatie, integriteit en vertrouwelijkheid. Wil je daar meer over weten en ondersteuning bij hebben?

Lees hier meer over de privacy Check-up van BvdV.

Daarnaast moet je als werkgever vaststellen of je een grondslag hebt voor het controleren van je werknemers, als bedoeld in artikel 6 AVG. Normaal gesproken is toestemming een rechtmatige grondslag om gegevens te verwerken, maar in de verhouding tussen werkgever en werknemer is dat zelden het geval. Dit komt omdat er verschillende eisen gelden voor de toestemming, waarvan het geven van toestemming in alle vrijheid er één is. Vanwege de gezagsverhouding tussen werknemer en werkgever wordt aangenomen dat een werknemer eigenlijk nooit vrijelijk zijn toestemming geeft voor het verwerken van zijn persoonsgegevens.

Mogelijk kunnen wel andere grondslagen voor verwerken van persoonsgegevens van werknemers gebruikt worden, zoals dat het noodzakelijk is om uitvoering te kunnen geven aan de arbeidsovereenkomst of een gerechtvaardigd belang van de werkgever.

5 stappen checklist voor het controleren van e-mails van een werknemer

Dat sprake is van inbreuk op de privacy van werknemers betekent niet dat het nooit mag. Een inbreuk op de privacy rechten van jouw werknemers kan onder omstandigheden toegestaan zijn. Als jij de mailbox van een werknemer wil controleren, zijn de volgende stappen belang:

  1. Informeren: de werknemer weet dat er controle van zijn e-mailverkeer kan plaatsvinden. Dit kan middels een getekend protocol of reglement over het gebruik van e-mail duidelijk zijn gemaakt. In zo’n personeelsreglement kun je opnemen onder welke omstandigheden controle van e-mail plaats kan vinden. Een voorbeeld van een bepaling die opgenomen zou kunnen worden in het personeelshandboek is:

’’Werkgever heeft het recht om een controle uit te oefenen op het e-mailgebruik van de werknemer teneinde:

–     de continuïteit van de dienstverlening te verzekeren bij overlijden, onvoorziene afwezigheid of vertrek van een werknemer;

–     het vaststellen van ongeoorloofde feiten, lasterlijke feiten of feiten die strijdig zijn met de goede zeden of die de waardigheid van een andere persoon kunnen schaden.’’

Let op dat als je in het personeelshandboek een beleid omtrent e-mailen opneemt, het van belang is dat je dit beleid ook consequent handhaaft.

  1. Gerechtvaardigde grond: is er een gerechtvaardigd doel voor het inzien van de e-mails? Bij een plotseling langdurig afwezige collega kan dit bijvoorbeeld continuering van de bedrijfsvoering zijn. Ook kan er sprake zijn van een vermoeden dat de werknemer een strafbaar feit heeft gepleegd of niet aan zijn plichten voldoet.

Om te voldoen aan de AVG dient er rechtmatige grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens te zijn op grond van artikel 6 AVG.

  1. Verhouding: staat het inzien van de e-mails evenredig in verhouding tot het belang van de werkgever bij het bereiken van het doel? Je moet je beperken tot enkel het noodzakelijke. Tijdens de controle is het van belang dat je privéberichten zoveel mogelijk overslaat. De focus moet liggen op zakelijke berichten. Als je controleert op privégebruik kan je dit vaak al aan het onderwerp van de mail zien, mocht dat het geval zijn is het dus niet nodig om de mail inhoudelijk te lezen.
  1. Minder ingrijpende optie: kan het doel op een minder ingrijpende wijze bereikt worden? Bijvoorbeeld door met jouw werknemer in gesprek te gaan over het vermoeden dat de werknemer bovenmatig veel privé-e-mails verzendt tijdens werktijd.
  1. Afweging belangen: maak een belangenafweging tussen jouw belang en het belang van jouw werknemer. In dit stuk (de normuitleg van de AP) geeft de Autoriteit Persoonsgegevens uitleg en voorbeelden over de af te wegen belangen. Het is verstandig om die afweging ergens vast te leggen.

Gevolgen van een inbreuk op privacy

Mogelijk heb jij in strijd met de privacyregels toch de e-mails van een werknemer gecontroleerd. Je bent daarbij e-mails tegengekomen, (mede) op basis waarvan jij jouw werknemer zou willen ontslaan. Als er bewijs is verkregen in strijd met privacyregels betekent dat nog niet dat het niet mag worden gebruikt in een arbeidsrechtelijke procedure. Meestal weegt de waarheidsvinding zo zwaar, dat het bewijs wordt toegelaten door de rechter.

In dit artikel lees je meer over onrechtmatig verkregen bewijs in het arbeidsrecht.

Indien aangetoond kan worden dat jij in strijd met privacyregels de e-mails van jouw werknemer hebt gecontroleerd, kan dat wel tot gevolg hebben dat je als werkgever een (immateriële) schadevergoeding moet betalen. In ontslagzaken komt het voor dat de rechter het schenden van de privacy meeneemt in bij het bepalen van de hoogte van een

Een andere mogelijkheid is dat een werknemer een klacht indient over de privacy schending bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens kan dan een onderzoek verrichten en ervoor kiezen een sanctie op te leggen, zoals een boete, last onder dwangsom, een verwerkingsverbod, of een waarschuwing. Dit is tot op heden in een beperkt aantal gevallen gebeurd. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens staan alle sancties die sinds 2018 zijn opgelegd.

Wil je advies over de privacy rechten van jouw werknemers of beleid hieromtrent opnemen in het personeelshandboek? Neem dan contact op met één van onze arbeidsrechtspecialisten, Daniël Maats, Evelyne Hof of Jitte Rickli.

Jitte Rickli
Volg Jitte Rickli: