Aanzegverplichting
Wat is aanzeggen?
Vanaf 1 januari 2015 heeft de werkgever de plicht om uiterlijk 1 maand voor het eindigen van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd de werknemer te informeren of de overeenkomst wordt verlengd en zo ja, onder welke voorwaarden.
In art. 7:668 lid 1 BW is opgenomen dat die aanzegverplichting alleen geldt voor arbeidsovereenkomsten van 6 maanden of langer. Er hoeft niet te worden aangezegd als er geen kalenderdatum als einddatum is afgesproken bij een overeenkomst voor de duur van een project of vervanging tijdens ziekte en ook niet bij een uitzendovereenkomst met uitzendbeding.
Het doel van deze nieuwe verplichting is om de werknemer meer en eerder zekerheid te geven of de arbeidsovereenkomst wordt voortgezet. Hij weet eerder waar hij aan toe is.
Hoe moet je aanzeggen bij een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd?
Een mondelinge aanzegging is in ieder geval niet voldoende, ook al kan dat de werkgever dat bewijzen. Dat is inmiddels al enkele keren bevestigd door verschillende rechters. De aanzegging moet dus schriftelijk.
Zorg ervoor dat kan worden bewezen dat de werknemer de schriftelijke aanzegging heeft ontvangen. Wat wordt gezien als schriftelijk? Per brief is uiteraard goed. De kantonrechter in Amsterdam vond een aanzegging per Whatsapp ook goed, maar in dat geval stond vast dat de werknemer het bericht had ontvangen, omdat de werknemer erop had gereageerd.
Een uitspraak van de kantonrechter Rotterdam roept nog vraagtekens op. Volgens de kantonrechter was op tijd aangezegd door de werkgever, ook al was de werknemer op vakantie toen de brief thuis bezorgd werd. Dat de werknemer de aanzegging niet direct had gezien, was volgens de rechter het gevolg van een omstandigheid die voor rekening van de werknemer kwam. Het is niet zeker dat andere kantonrechters dit standpunt volgen.
Een mondelinge aanzegging is in ieder geval niet voldoende, ook al kan dat de werkgever dat bewijzen.
Een andere opvallende uitspraak is van de Kantonrechter Almelo waarin de werkgever niet had aangezegd. Vier dagen nadat de werkgever had moeten aanzeggen, zegt de werknemer de arbeidsovereenkomst zelf op. De vraag is dan of de werkgever dan alsnog de vergoeding moet betalen omdat niet was aangezegd. De kantonrechter was van mening dat de werkgever inderdaad moest betalen, maar slechts voor 4 dagen.
De Kantonrechter Eindhoven veroordeelde de werkgever T.O.M. tot betaling van een aanzegvergoeding, nadat de werkgever een eerdere aanzegging met voorstel tot verlenging van de arbeidsovereenkomst had ingetrokken. Als een voorstel tot verlenging niet leidt tot overeenstemming, dan geldt volgens de kantonrechter dat nog steeds op tijd moet worden aangezegd.
Een email wordt ook als schriftelijk informeren gezien, heeft de regering laten weten. Het is natuurlijk beter om het zekere voor het onzekere te nemen en de aanzegging met een aangetekende brief te doen. Ook is het mogelijk om de werknemer de schriftelijke aanzegging te overhandigen, als hij voor ontvangst tekent.
Het kan ook verrassend goed aflopen, ook als formeel niet is opgezegd. De Kantonrechter Rotterdam kwam de werkgever tegemoet in deze bijzondere uitspraak. De werknemer had namelijk in oktober 2015 al een beëindigingsvoorstel ontvangen, maar had dat geweigerd. Vervolgens is hij vanaf 15 oktober tot het einde van de arbeidsovereenkomst op 29 februari 2016 vrijgesteld met behoud van loon. Achteraf vorderde hij de volledige aanzegvergoeding. De kantonrechter stelt vast dat formeel niet is voldaan aan de aanzegplicht, maar de werknemer wist al maandenlang dat de arbeidsovereenkomst niet verlengd zou worden. Hij had dus al zekerheid en daar ging het de wetgever nu ook juist om. De vordering is daarom volgens de kantonrechter naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar en wordt afgewezen. Bij de meeste kantonrechters zal het echter niet zo aflopen.
De Hoge Raad geeft duidelijkheid
Alhoewel werkgevers diverse malen ‘geluk’ hebben gehad met een rechter die het door de vingers zag dat niet schriftelijk was aangezegd, heeft de Hoge Raad daar nu definitief duidelijkheid over gegeven. Een aanzegging is alleen geldig als het schriftelijk wordt gedaan. In deze uitspraak herhaalt de Hoge Raad dat de wetgever heel duidelijk is geweest. Ook als de werknemer geen nadeel heeft ondervonden, bijvoorbeeld omdat wel duidelijk mondeling en op tijd was aangezegd, heeft de werkgever toch niet geldig aangezegd als het niet schriftelijk is gedaan.
Wat kost het als je de aanzegverplichting niet nakomt?
Zegt de werkgever niet of te laat aan, dan is hij op grond van art. 7:668 lid 3 BW een vergoeding verschuldigd. Als in het geheel niet is aangezegd, dan moet een vergoeding ter grootte van 1 bruto maandsalaris worden betaald. Dit wordt de aanzegvergoeding of de aanzegboete genoemd. Is de aanzegging te laat, dan wordt dat pro rato toegepast. In het Besluit Loonbegrip vergoeding aanzegtermijn en transitievergoeding (http://bit.ly/1PPayMR) staat een verdere uitwerking van de berekeningswijze. De basis is het bruto uurloon maal de afgesproken arbeidsduur per maand. Heeft de werknemer een wisselend arbeidspatroon, dan moet worden uitgegaan van het gemiddeld aantal uren over de laatste 12 maanden. Niet alleen het vaste loon en de vakantietoeslag tellen mee, maar ook alle andere vaste looncomponenten die in de laatste 12 maanden zijn betaald en de gemiddelde variabele beloning over de laatste 36 maanden, zoals provisie of een bonus.
De kantonrechter in Utrecht heeft dat nog eens verder verduidelijkt. In die zaak was niet aangezegd door de werkgever. De vraag was hoe de aanzegvergoeding berekend moest worden als een arbeidsduur per week is afgesproken. Volgens de kantonrechter moeten we dan uitgaan van het aantal werkdagen en niet van kalenderdagen. Een voorbeeld verduidelijkt het:
De arbeidsovereenkomst eindigde op 1 juli 2015. Partijen hadden een arbeidsduur van 38 uur per week afgesproken, dat is gelijk aan 7,6 uur per werkdag en een salaris van € 13,36 bruto per uur inclusief. Omdat de maand juni 2015 22 werkdagen had, moest de vergoeding als volgt worden berekend:
7,6 uur x € 13,36 bruto per uur x 22 werkdagen = € 2.233,79 bruto
Als de werkgever te laat heeft aangezegd, moet de vergoeding echter wel weer pro rato op basis van het aantal kalenderdagen worden berekend. Nog een voorbeeld:
De arbeidsovereenkomst eindigde op 1 juli 2015 en de werkgever heeft pas op 15 juni aan de aanzegplicht voldaan. De arbeidsduur is 38 uur per week, dat is gelijk aan 7,6 uur per werkdag en een salaris van € 13,36 bruto per uur inclusief. De maand juni heeft 30 kalenderdagen en er is 15 kalenderdagen te laat aangezegd, dus de vergoeding wordt als volgt berekend:
7,6 uur x € 13,36 bruto per uur x 21,75 werkdagen x 15/30 = € 1.104,20 bruto
De werknemer moet er overigens snel bij zijn, hij moet binnen 2 maanden na het einde van de overeenkomst een verzoekschrift bij de kantonrechter indienen. Doet hij dat niet, dan vervalt het recht op de vergoeding op grond van art. 7:686a lid 4 BW. Deze vordering kan niet worden gestuit, het is dus een harde termijn.
Tips over de aanzegplicht
- De aanzegging mag in de arbeidsovereenkomst worden opgenomen. Je neemt dan op dat de arbeidsovereenkomst niet wordt verlengd. Daarmee loop je het risico dat de werknemer zelf op zoek gaat naar ander werk.
- Als de werkgever failliet is, aan hem surseance van betaling is verleend of in de schuldsanering natuurlijke personen zit, dan is geen aanzegvergoeding verschuldigd.
- Uiteindelijk is een goed personeelsbeleid het allerbeste. Zorg ervoor je tijdig om tafel gaat en bespreek of de overeenkomst wordt verlengd of niet. Leg de uitkomst daarna wel (tijdig) schriftelijk vast per aangetekende brief of laat de werknemer voor ontvangst tekenen!
