Ontslag op staande voet geven? Gratis WWZ-proof voorbeeldbrief voor werkgevers
Hopelijk heb je als werkgever niet dagelijks te maken met een werknemer die zich zo ernstig misdraagt, dat je hem op staande voet moet ontslaan. Op basis van onze jarenlange ervaring in de arbeidsrechtpraktijk kunnen wij helaas met zekerheid zeggen: elke werkgever krijgt eens te maken met wangedrag van werknemers en dus met een ontslag op staande voet. In dit artikel lees je handige tips en download je een gratis voorbeeld ontslagbrief. Als je alleen op zoek bent naar de voorbeeldbrief, download de brief dan direct aan de rechterkant.
Als eerste is het natuurlijk de vraag of het wangedrag een dringende reden oplevert, zonder een dringende reden is een ontslag op staande voet kansloos. Verder moet een werkgever de zaak snel genoeg oppakken als de dringende eenmaal bekend is. Als laatste is het van belang om de ontslagreden goed vast te leggen. Doe je dat verkeerd, dan strandt het ontslag alleen al om die reden! Wij leggen uit waar je op moet letten en geven jou een model voor een ontslag op staande voet brief die volledig is aangepast aan de Wet Werk en Zekerheid.
Wanneer mag je een werknemer op staande voet ontslaan; de dringende reden?
Een ontslag op staande voet is een uiterste middel, alleen bedoeld voor gevallen waarin een werknemer zich ernstig heeft misdragen. Volgens de wet mag een ontslag op staande voet alleen gegeven worden als er een dringende reden is. Is die dringende reden er, dan mag de werkgever zonder opzegtermijn en zonder toestemming van het UWV of de kantonrechter, de werknemer per direct ontslaan. Dat kan mondeling én schriftelijk.
In de wet zijn een aantal voorbeelden van mogelijke dringende redenen genoemd:
- Diefstal, verduistering, bedrog of fraude;
- Ongewenste intimiteiten of intimidatie;
- Dronkenschap of drugsgebruik, maar pas op dat het geen verslaving is;
- Mishandeling of ernstige bedreiging;
- Ernstige leugens of bedrog;
- Werkweigering, maar let op dat je kan bewijzen dat de werknemer niet ziek is.
Dit zijn maar een aantal voorbeelden van dringende redenen. Een dringende reden kan uit alle daden, eigenschappen of gedragingen van de werknemer bestaan waardoor van een werkgever niet meer verwacht kan worden om de arbeidsovereenkomst ook maar een moment langer te laten voortduren.
Overigens, het is niet persé nodig dat de werknemer een persoonlijk verwijt kan worden gemaakt voor het bestaan van een dringende reden.
Het lastige aan een ontslag op staande voet is dat elke zaak anders is. De ene keer is het opeten van een handje cashewnoten onvoldoende om een cateringmedewerker op staande voet te ontslaan. Een andere keer is het eten van enkele pinda’s, mede op basis van strenge waarschuwingen dat weer wel. Schelden of ander verbaal wangedrag, bijvoorbeeld op social media, kan onder omstandigheden reden zijn voor een ontslag op staande voet. Een (verboden) relatie op de werkvloer is dat meestal niet.
In het artikel ‘Ontslag op staande voet onder de WWZ: begin van een lange(re) weg?’ hebben wij uitgebreid uitgelegd waar je als werkgever aan moet denken als je een ontslag op staande voet overweegt en tegen welke procedures je aan kan lopen als het ontslag eenmaal is gegeven.
Moet de ontslagbrief gelijktijdig met het ontslag verstuurd worden?
Heb je na zorgvuldige overwegingen inderdaad een ontslag aangezegd, dan adviseren wij om dat schriftelijk te bevestigen.
De ontslagbrief hoeft niet gelijktijdig te worden verstuurd met het aanzeggen van het ontslag. De brief moet je wel snel, in de wet staat onverwijld, nadat het ontslag bekend is gemaakt, versturen naar de werknemer. Met die brief heb je de mogelijkheid om de ontslagreden op een goede manier vast te leggen. Dan kan daar geen discussie meer over bestaan.
Moet een ontslagbrief aangetekend verstuurd worden?
Nee, dat hoeft niet. Sterker nog, het ontslag en de ontslagreden mogen zelfs mondeling worden gegeven. Je wil niet in een discussie raken over de vraag of de werknemer überhaupt wel op staande voet is ontslagen, laat staan over welke redenen daaraan ten grondslag liggen. Zorg er dus voor dat je kan bewijzen dat je de ontslagbrief hebt verstuurd, dat kan per email of per aangetekende post. Overhandig je de brief persoonlijk, vraag de werknemer dan voor ontvangst te ondertekenen.
Wat moet er in de ontslag op staande voet brief staan?
In de ontslagbrief bevestig je natuurlijk allereerst dat de werknemer op staande voet is ontslagen. Zet ook de einddatum in de brief. Een ontslag op staande voet gaat direct in, meestal is het niet slim om de werknemer nog te laten doorwerken.
De ontslag op staande brief is vooral bedoeld om de reden voor het ontslag vast te leggen. De werknemer moet weten waartegen hij zich moet verdedigen. Daarom moet de brief snel na het ontslag verstuurd worden.
Vermeld in de ontslagbrief altijd alle redenen die de aanleiding zijn voor het ontslag. Als je voor de rechter staat kan je op dat moment geen andere redenen meer aanhalen om het ontslag te rechtvaardigen. Er wordt ook wel gezegd dat de ontslagbrief de ontslaggronden fixeert.
Er is veel rechtspraak over ontslag op staande voet te vinden. In februari 2016 heeft de Hoge Raad een belangrijke uitspraak gedaan. In die zaak was de werknemer op staande voet ontslagen op basis van “diefstal van bedrijfseigendommen”. Het ging om twee tankbeurten die niet door de werknemer waren betaald. De vraag was of de werkgever een hogere bewijslast heeft bij het gebruik van strafrechtelijke begrippen als ‘diefstal’.
De Hoge Raad vindt dat dat niet het geval is. De plicht om mede te delen wat de ontslaggrond is, bestaat zodat de werknemer kan nagaan of dat klopt en om hem de kans te geven zich tegen de vermelde reden te verdedigen. Het mededelen van de ontslaggrond hoeft alleen niet in de uitzonderlijke gevallen waarin het klip en klaar is wat de reden is voor het ontslag. De werkgever had in twee gesprekken uitgebreid gesproken over de tankbeurten. De werknemer had in dit geval dus kunnen en moeten weten wat werd bedoeld met ‘diefstal’.
Het is verstandig om volledig en nauwkeurig de ontslag op staande voetreden in de brief op te nemen. Beschrijf de gebeurtenissen die tot het ontslag hebben geleid zo objectief mogelijk. Als je al eerder een gespreksverslag hebt gemaakt van de hoor- en wederhoor, dan kan je ook daarnaar verwijzen en het verslag meesturen. Als laatste is het verstandig om te vermelden dat je ook de persoonlijke omstandigheden hebt afgewogen voordat je tot het ontslag hebt besloten.
TIP: Vermeld in de ontslagbrief ook oudere officiële waarschuwingen en andere misstappen van de werknemer, maar vermeld daarbij dat het ontslag ook zou zijn gegeven zonder die gebeurtenissen.
Gratis voorbeeld van een ontslagbrief voor ontslag op staande voet onder de WWZ
Begint het jou al te duizelen en weet je niet waar je moet beginnen? Toegegeven, het is niet altijd makkelijk dat ontslag op staande voet. Graag helpen wij een handje met een model voor een ontslagbrief.
DOWNLOAD HIER gratis de voorbeeld ontslag op staande voet brief!
Tips bij het overwegen of geven van een ontslag op staande voet
- Overweeg je een ontslag op staande voet, ga dan eerst (samen met een collega) een gesprek aan met de werknemer waarin je zijn reactie vraagt, de zogenaamde hoor- en wederhoor. Leg dit vast in een gespreksverslag dat je voor ontvangst of akkoord door de werknemer laat ondertekenen;
- Heb je een ontslag op staande voet gegeven en wil de werknemer schikken, dan kan het verstandig zijn om een beëindigingsovereenkomst te sluiten. In dit artikel vertel ik waar je op moet letten bij het sluiten van een vaststellingsovereenkomst waarmee de arbeidsovereenkomst wordt beeindigd;
- Let bij het sluiten van een beeindigingsovereenkomst op dat je de werknemer eerst op staande voet ontslaat. Sluit je alleen een beeindigingsovereenkomst, dan is de werknemer gewoon nog in dienst als hij gebruik maakt van de bedenktijd van 14 dagen;
- Een alternatief van de beeindigingsovereenkomst is om een pro forma-ontbinding te vragen bij de kantonrechter.
